Article
Quantes hores es menja la teva gestoria en tasques que no factura?
En un despatx, la feina que es cobra és la que requereix criteri: interpretar una norma, plantejar una operació, defensar una inspecció. El problema és tota la resta — perseguir documentació, reclassificar apunts, contestar la mateixa pregunta onze vegades — que ocupa hores i no apareix en cap factura.
Llegiràs força articles que et diran quin percentatge del teu temps és això. Nosaltres no ho sabem, no ho hem mesurat al teu despatx i no t'ho inventarem. El que sí que et podem donar és com mesurar-ho tu en una setmana, i què es pot fer després.
La feina que sosté el despatx i no apareix a la factura
Gairebé totes les gestories facturen per iguala mensual. Això té una conseqüència incòmoda: tant se val quantes hores se'n vagin en un client, la factura és la mateixa. I com que la factura no es mou, ningú no mesura les hores.
El resultat és conegut: hi ha clients que donen pèrdues i no se sap quins. I hi ha una part de l'equip, normalment la més veterana, dedicant temps a tasques que no requereixen el seu criteri.
Si la iguala és la mateixa cobris quatre hores o catorze, l'única manera de guanyar marge és que en siguin quatre.
Automatitzar en un despatx no va de fer la feina més ràpid. Va que les hores que avui no es cobren deixin d'existir, perquè el temps de la gent cara se'n vagi en allò que sí que es cobra.
Mesura-ho tu: cinc preguntes per a una setmana
Agafa una setmana normal —ni tancament trimestral ni agost— i que l'equip apunti aquestes cinc coses. No cal cap eina: un full de càlcul compartit ja serveix.
Al final de la setmana tens hores reals. Amb aquest número i el cost/hora de cada persona ja pots fer el compte — hi ha una calculadora a la guia d'IA per a pimes que t'ho posa en euros a l'any sense que enviïs cap dada enlloc.
Què es pot automatitzar sense tocar el programari fiscal
Cap despatx no vol que li toquin el programa amb què presenta. Res del que segueix no el substitueix: es munta al voltant, i el programa fiscal continua sent el que presenta i el que mana.
La persecució de documentació
L'avís de què falta a cada client, amb recordatori i sense que ningú l'escrigui. Quan el client ho envia, es registra i es marca com a rebut.
Les preguntes de sempre
Un agent entrenat amb els vostres terminis i procediments que respon a l'instant les consultes repetides, i passa a una persona tot el que tingui criteri al darrere.
L'entrada de factures
Extreure els camps de factures i tiquets, validar-los i deixar-los a punt per a revisió. El que és dubtós s'aparta; no es comptabilitza sol.
La cerca interna
Un cercador sobre els vostres propis correus, expedients i notes, que respon citant on ho ha trobat.
El primer filtre de noves consultes
Fora d'horari, recollir què necessita qui truca i amb quines dades, perquè la primera trucada real ja comenci informada.
És la mateixa idea que desenvolupem a IA per a gestories i despatxos: que el coneixement sigui el que es cobra, i el teclat deixi de ser-ho.
El que no s'automatitza en un despatx
Aquí hi ha més que eficiència en joc: hi ha responsabilitat professional. Aquestes són les línies que no creuaríem:
El criteri fiscal o laboral
Com s'interpreta una norma, què es dedueix i què no, com es planteja una operació. Això ho signa un professional i en respon un professional. Un model pot preparar l'esborrany; no pot decidir.
La presentació
L'acte de presentar continua passant per una persona que revisa. Automatitzar l'"enviar" és on un error deixa de ser un error i passa a ser un expedient.
Les dades de clients sense decidir abans què en surt
Un despatx maneja dades fiscals, laborals i de vegades de salut. Abans de connectar cap eina cal definir quina informació pot sortir del despatx, cap a on i amb quin contracte. No és un tràmit: és la part més important.
La relació amb el client difícil
El client que truca enfadat no vol una resposta correcta en quatre segons. Vol que algú se'n faci càrrec. Automatitzar això estalvia minuts i costa clients.
Preguntes freqüents
Per què no doneu un percentatge d'hores no facturables?
Perquè no ho hem mesurat al teu despatx. Circulen xifres d'informes de sectors i països diferents que sonen molt bé en una portada i no volen dir res per a una gestoria de sis persones a Lleida. Preferim donar-te el mètode per obtenir el teu número real.
Hem de canviar el programa amb què presentem?
No. Tot el que plantegem es munta al voltant del que ja feu servir. El programa fiscal és el que presenta i el que mana; el que s'automatitza és el que passa abans i després d'ell.
És segur posar dades de clients en una eina d'IA?
Depèn enterament de quina eina, amb quin contracte i amb quina configuració. Hi ha maneres de fer-ho correctament i maneres de ficar-se en un problema seriós. Aquesta avaluació és la primera part de la feina, no un annex.
Això substituirà algú de l'equip?
El que substitueix són tasques, no persones: les que avui fa algú car i no requereixen el seu criteri. Als despatxos que coneixem el problema no és que sobri gent, és que falta temps per atendre bé els clients que ja tenen.
Som quatre persones. No és massa petit?
No és qüestió de mida sinó de repetició. Un despatx de quatre persones amb dos-cents clients d'iguala repeteix moltíssim més que un de vint amb projectes diferents cada mes. El que compta és quantes vegades passa el mateix.
Fonts consultades
- Reglament (UE) 2024/1689, article 4 — EUR-Lex · font oficial
- AEPD — Agència Espanyola de Protecció de Dades · font oficial